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title: "Meeting minutes: how to use AI to turn your notes into an action plan — Marsanne Studio AI watch"
description: "France Num explains how AI assistants (Noota, Leexi, Fireflies.ai, Gilbert...) turn meeting notes into actionable minutes for micro-businesses and SMEs."
url: "https://marsanne.studio/en/ai-watch/meeting-minutes-how-to-use-ai-to-turn-your-notes-into-an-action-fcbe74/"
lang: "en"
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Analysis · 21 September 2026

# Meeting minutes: how to use AI to turn your notes into an action plan

Original title, in French: “Compte rendu de réunion : comment utiliser l'IA pour transformer ses notes en plan d'actions”

**Publication**

France Num (France)

**Author**

[Louis Graffeuil](https://www.linkedin.com/in/louisgraffeuil/)

**Published on**

21 September 2026 · read in the page structured data · updated on 29 September 2026

## Summary

This practical guide from France Num explains how to use AI to turn meeting notes into structured minutes and action plans, aimed in particular at micro-businesses and SMEs. It cites studies on time spent in meetings (23h15 per week for a business owner according to mailoop/OICN, 48% of which is considered unproductive according to Opinionway) to justify automated minutes. The article details three approaches: a general-purpose AI combined with a recording, features built into Teams/Zoom/Google Workspace, or dedicated assistants (Noota, Leexi, Fireflies.ai, Gilbert, Granola, Otter.ai), priced between 10 and 30 euros per user per month. It also sets out a five-step method covering GDPR obligations, meeting scoping and human validation of decisions.

Summary based on the full text of the article.

[Read the article on France Num →](https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/intelligence-artificielle/agents-conversationnels-et-assistants-virtuels/compte)

## Figures cited

-   23.25 hours
    
    Weekly time spent in meetings by a business owner, including video conferencing
    
    business owners, France
    
    > « 23 heures et 15 minutes, c’est le temps que consacre par semaine un dirigeant aux réunions, dont 6h47 en visioconférence, selon une étude menée par la start-up mailoop pour l’Observatoire de l’infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN), citée par Le Figaro. »
    
    Source: Étude mailoop pour l'Observatoire de l'infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN)
    
-   14.83 hours
    
    Weekly time spent in meetings by a manager, including video conferencing
    
    managers, France
    
    > « Si cette durée descend à 14h50 hebdomadaire chez les managers, dont 5h02 de visioconférence, elle n’en demeure pas moins conséquente. »
    
    Source: Étude mailoop pour l'Observatoire de l'infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN)
    
-   48 %
    
    Share of meetings considered unproductive by their participants
    
    companies, France
    
    > « 48 % de ces réunions sont considérées comme « non productives » par leurs participants, selon une étude Opinionway rapportée par DFM. »
    
    Source: Étude Opinionway
    
-   60 %
    
    Share of business leaders who consider effective internal communication the main driver of trust in a company
    
    business leaders
    
    > « 60 % des dirigeants considèrent considèrent une communication interne efficace comme le premier moteur de confiance en entreprise, selon une étude Harris Poll citée par Canva. »
    
    Source: Étude Harris Poll
    
-   — minutes
    
    Usual time taken to write meeting minutes
    
    companies
    
    > « ce travail qui exige généralement entre 20 et 40 minutes, est généralement rédigé en retard, parfois de façon expéditive voire jamais effectué. »
    
-   — EUR
    
    Monthly cost of a dedicated AI meeting assistant per user
    
    dedicated meeting minutes solutions
    
    > « Comptez en général entre 10 et 30 euros par utilisateur et par mois selon les offres. »
    
-   120 minutes
    
    Free monthly allowance of the Gilbert plan
    
    Gilbert free plan
    
    > « Une offre gratuite (120 minutes par mois, sans carte bancaire) permet à une petite entreprise de tester sans engagement. »
    

## Classification

**Country**

France

**Company size**

Micro-businesses, SMEs

**Industries**

All industries, or industry not specified

**Companies**

Noota (supplier), Granola (supplier), Otter.ai (supplier), Fireflies.ai (supplier), Harris Poll (study author), Gilbert (supplier), OpinionWay (study author), Observatoire de l'infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN) (study author), mailoop (study author), Leexi (supplier)

**Keywords**

meeting minutes, automatic transcription, workplace productivity, micro-businesses and SMEs, GDPR, AI meeting assistant

Entry written by Marsanne Studio from the cited article, with the help of an AI model (claude-sonnet-5). The rights to the article and its illustrations belong to France Num and its author. Entry translated from French by Claude Sonnet 5.5.